La era digital: implementan expedientes electrónicos y cada vez hay menos papel en la administración pública

La era digital: implementan expedientes electrónicos y cada vez hay menos papel en la administración pública

El papel está en vía de extinción. En nuestros días una gran parte de la población paga impuestos y servicios a través de aplicaciones o medios de pa

El papel está en vía de extinción. En nuestros días una gran parte de la población paga impuestos y servicios a través de aplicaciones o medios de pago electrónicos. Las empresas ya no emiten facturas o las redujeron a su mínima expresión, y ahora los organismos públicos avanzan en la confección de expedientes y trámites digitales.

Las ventajas de la nueva era en la administración pública están relacionadas con la rapidez en las gestiones, la transparencia y la imposibilidad que los papeles se pierdan y sobre todo con un proyecto ambientalmente más saludable.

En la Municipalidad de Trenque Lauquen avanzan con la Gestión de Documentación Electrónica (GDE) un programa nacional al que ya adhirieron municipios como 9 de julio o Junín. Es un  sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público.

El Subsecretario de Ciencia y Modernización de la Municipalidad, Marcelo Ferreyra, explicó que el objetivo final es eliminar el papel en la administración de la Comuna, aunque se hará en etapas.

“Este sistema opera como un correo electrónico, con una  bandeja de entrada. Ingresa un trámite pasa por las áreas correspondientes, se firma digitalmente y lo pasa al siguiente nivel”, en estos días, con ayuda de funcionarios nacionales, el Municipio realiza un relevamiento del flujo de información entre áreas para adaptar el sistema y Ferreyra aventuró que en un mes quizás haya ya alguna Dirección u Oficina municipal trabajando desde esta plataforma.

COSA DE ABOGADOS

Los que hicieron punta en este tema son los abogados. Cuando llegó la pandemia y la virtualidad, los hombres y mujeres de las leyes ya tenían avanzados varios trámites digitales. La provincia de Buenos Aires y Trenque Lauquen, puntualmente, fueron los que marcaron la tendencia en este sendero de la administración de justicia sin presentar papeles ni poner sellos de entrada.

Hugo Palomeque, presidente del Colegio de Abogados de Trenque Lauquen levantó el teléfono para hablar con este diario sobre el tema. Recordó que en el año 2014, junto a sus pares de otros colegios bonaerenses, voló a San Pablo para ver la experiencia brasilera en la materia. En aquel momento parecía un planeta lejano pero hoy es una realidad.

“Cuando estuvimos en Brasil le pregunté al abogado que nos daba la charla cuánto hacía que no iba a Tribunales y me respondió 8 meses. Hoy si me preguntas a mi, no recuerdo cuándo fue la última vez que fui” dijo Palomeque a este diario.

La Suprema Corte de Justicia bonaerense y el Colegio de Abogados implementaron las presentaciones y notificaciones electrónicas. “Todos los abogados a través de una firma electrónica y de un programa que trabaja como una bandeja de entradas, presentamos escritos, el juez lo firma y me notifica todo de manera on line”.

Luego se pasó al “expediente digital y con eso desapareció el papel, es prácticamente mínima la presentaciones en soporte papel” en territorio bonaerense que es el más adelantado en ámbitos tribunalicios.

La pandemia terminó de acelerar el proceso que estaba en marcha y con la puesta en funciones de la firma digital ahora las presentaciones los abogados y todos aquellos que tengan firma digital, se hacen no sólo en Tribunales sino en distintos organismos, bancos y reparticiones. “Desde mi computadora presento oficios en bancos y en distintos organismos, sin salir” dice Palomeque. 

“Son avances muy importantes y que ya no se retrocede, con esto se agilizan los trámites administrativos en general. En poco tiempo vas a poder transferir un auto sin salir de tu casa”.

Un dato de los nuevos tiempos, es que el Colegio de Abogados en su cena anual sorteó “claves” y no libros entre sus matriculados. “Cambia el paradigma del ejercicio de la abogacía. Hoy la biblioteca judicial está disponible en una PC, en una plataforma. El Colegio sortea una clave de suscripción anual de la prestigiosa revista jurídica La Ley, es para los chicos que recién empiezan y los coloca en una situación de igualdad con el acceso a la información”, dijo.

EN LA MUNICIPALIDAD

Ferreyra destacó el grado de preparación y trabajo de los funcionarios nacionales que vienen a asesorar al Municipio. Y dijo que se abrirá la puerta a un Estado más rápido y eficiente “los trámites avanzan más rápidos, la búsqueda es más eficiente porque se usa un buscador electrónico y no tenes que buscar un expediente papel en una biblioteca; no se pierden los papeles y no hay necesidad de imprimir por tal motivo es amigable con el medio ambiente. Tiene muchas ventajas”.

También aclaró que “es difícil hoy pensar en sacar el 100% del papel en la administración municipal, pero este es el principio, es la ley de Pareto: si logramos implementar el 20% habremos contribuido en favorecer al trabajo general”. Estimó además que en poco tiempo ya habrá al menos alguna repartición municipal trabajando en esta sintonía.

El funcionario municipal añadió que el tema no es una isla, sino que viene acompañando una política municipal en este sentido que a lo largo de los años hizo que los contribuyentes tengan en la web disponibles sus tasas, que los empleados tengan sus recibos de sueldo y que se facilitaran todos los medios de pago electrónicos. Se busca imprimir menos, distribuir menos papel en la calle y pasar a la era digital.

Otras áreas que también trabajan en el tema y avanzan fuertemente es en Educación que desarrolla el programa GDEBA que es la versión provincial del GDE y es para docentes y todo el sistema educativo. En el Consejo Escolar confirmaron que hay avances en los trámites digitales, que la pandemia aceleró todo pero es un recorrido dijeron que aún demanda más tiempo para concretar la eliminación total del papel.

ARCHIVO

Inés Maya, del área de Archivo del Municipio, contó qué hacen con el papel que ya no sirve: “Cada documento tiene un régimen legal que lo ampara, se llama edad del documento. Algunos de ellos son para toda la vida, otros tienen vigencia de 10 años y otros de 1 año. Entonces se va evaluando y cuando tenemos para sacar papel lo donamos al Hospital Garraham, antes se quemaban”.